Положення про Наглядову раду ПАТ “Фірма “Хмельницькбуд”
ЗАТВЕРДЖЕНО
Загальними зборами акціонерів
Публічного акціонерного товариства
“Фірма «Хмельницкбуд”
Протокол N 1 від 26.09.2011 р.
Голова загальних зборів акціонерів
_______________ /Вороновська Н.В./
Секретар загальних зборів акціонерів
_______________ /Рибицька М.Й./
ПОЛОЖЕННЯ
про Наглядову раду
Публічного акціонерного товариства
«Фірма «Хмельницькбуд»
м. Хмельницький, 2011 рік
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Положення про Наглядову раду Публічного акціонерного товариства “Фірма «Хмельницькбуд” (далі – Положення) розроблено відповідно до вимог Цивільного та Господарського кодексів України, Закону України від 17 вересня 2008 року №514-VI «Про акціонерні товариства», інших норм чинного законодавства України та Статуту публічного акціонерного товариства “Фірма «Хмельницькбуд” (далі – Товариство).
1.2. Положення визначає правовий статус, склад, строк повноважень, порядок формування та організацію роботи Наглядової ради, а також права, обов’язки та відповідальність Членів Наглядової ради Товариства.
1.3. Положення затверджується Загальними зборами акціонерів Товариства і може бути змінено та доповнено лише зборами.
2. ПРАВОВИЙ СТАТУС НАГЛЯДОВОЇ РАДИ
2.1. Наглядова рада Товариства є органом, що здійснює захист прав акціонерів Товариства, і в межах компетенції, визначеної Статутом, законодавством, та цим Положенням, контролює та регулює діяльність виконавчого органу.
2.2. Метою діяльності Наглядової ради є представництво інтересів та захист прав акціонерів, забезпечення ефективності їхніх інвестицій, сприяння реалізації статутних завдань Товариства, розробка стратегії, спрямованої на підвищення прибутковості та конкурентоспроможності Товариства, здійснення контролю за діяльністю Правління Товариства.
2.3. Компетенція Наглядової ради визначається чинним законодавством України, Статутом Товариства, та іншими внутрішніми документами Товариства.
2.4. Статутом Товариства або за рішенням Загальних зборів на Наглядову раду може покладатися виконання окремих функцій, що належать до компетенції Загальних зборів.
2.5. Наглядова рада звітує перед Загальними зборами акціонерів про свою діяльність, загальний стан Товариства та вжиті нею заходи, спрямовані на досягнення мети Товариства.
3. ПРАВА, ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЧЛЕНІВ НАГЛЯДОВОЇ РАДИ
3.1. Члени Наглядової ради мають право:
1) брати участь у засіданнях Правління Товариства;
2) отримувати повну, достовірну та своєчасну інформацію про Товариство, необхідну для виконання своїх функцій. Знайомитися із документами Товариства, отримувати їх копії, а також копії документів дочірніх підприємств Товариства. Вищезазначена інформація та документи надаються членам Наглядової ради протягом не більше трьох днів з дати отримання Товариством відповідного запиту на ім’я Генерального директора Товариства;
3) вимагати скликання позачергового засідання Наглядової ради Товариства;
4) надавати у письмовій формі зауваження на рішення Наглядової ради Товариства;
5) отримувати справедливу винагороду та компенсаційні виплати за виконання функцій Члена Наглядової ради. Розмір винагороди встановлюється рішенням Загальних зборів акціонерів Товариства.
3.2. Члени Наглядової ради зобов’язані:
1) діяти в інтересах Товариства, добросовісно, розумно та не перевищувати своїх повноважень. Обов’язок діяти добросовісно і розумно означає необхідність проявляти сумлінність, обачливість та належну обережність, які були б у особи на такій посаді за подібних обставин;
2) керуватися у своїй діяльності чинним законодавством України, Статутом Товариства, цим Положенням та іншими внутрішніми документами Товариства;
3) виконувати рішення, прийняті Загальними зборами акціонерів та Наглядовою радою Товариства;
4) особисто або через представника за дорученням брати участь у чергових та позачергових Загальних зборах акціонерів за запрошенням особи, яка скликає Загальні збори, засіданнях Наглядової ради. Завчасно повідомляти про неможливість участі у Загальних зборах та засіданнях Наглядової ради із зазначенням причини відсутності;
5) дотримуватися встановлених у Товаристві правил та процедур щодо укладання правочинів, у вчиненні яких є заінтересованість;
6) дотримуватися всіх встановлених у Товаристві правил, пов’язаних із режимом обігу, комерційної безпеки та збереження інформації з обмеженим доступом. Не розголошувати конфіденційну інформацію, що стала відомою у зв’язку із виконанням функцій члена Наглядової ради, особам, які не мають доступу до такої інформації, а також використовувати її у своїх інтересах або в інтересах третіх осіб;
7) утримуватися від дій, які можуть призвести до втрати незалежним членом Наглядової ради своєї незалежності. У разі втрати незалежності член Наглядової ради зобов’язаний протягом не більше семи днів повідомити у письмовій формі про це Наглядову раду та Правління Товариства;
своєчасно надавати Загальним зборам акціонерів, Наглядовій раді повну і точну інформацію про діяльність та фінансовий стан Товариства.
3.3. Члени Наглядової ради несуть цивільно-правову відповідальність перед Товариством за збитки, завдані Товариству їх винними діями або особистою бездіяльністю.
Не несуть відповідальності члени Наглядової ради, які голосували проти рішення, яке завдало збитків Товариству, або не брали участі у голосуванні.
3.4. Члени Наглядової ради, які порушили покладені на них обов’язки, несуть відповідальність у розмірі збитків, завданих Товариству, якщо інші підстави та розмір відповідальності не встановлені чинним законодавством України.
3.5. При визначенні підстав та розміру відповідальності членів Наглядової ради повинні бути прийняті до уваги звичайні умови ділового обороту та інші обставини, які мають значення для справи.
3.6. Товариство має право звернутися з позовом до члена Наглядової ради про відшкодування завданих йому збитків на підставі рішення Загальних зборів акціонерів Товариства.
3.7. Порядок притягнення членів Наглядової ради до відповідальності регулюється нормами чинного законодавства України.
4. СКЛАД НАГЛЯДОВОЇ РАДИ
4.1. Наглядова рада складається не менше ніж з 5 (п’яти ) осіб. До складу Наглядової ради входять Голова, Заступник Голови, Секретар та члени Наглядової ради.
4.2.Член Наглядової ради не може одночасно бути Головою, членом Правління або Ревізійної комісії Товариства.
4.3. Головою та членами Наглядової ради не можуть бути особи, яким згідно із чинним законодавством України заборонено обіймати посади в органах управління господарських товариств.
4.4. До складу Наглядової ради не повинні висуватися та обиратися особи, які:
1) є учасниками або членами органів управління юридичної особи, яка конкурує з діяльністю Товариства;
2) мають особисті та/або сімейні стосунки з головним бухгалтером та членами Правління Товариства.
4.5. З метою забезпечення незалежності Наглядової ради до її складу обираються незалежні члени. Незалежним вважається член Наглядової ради, який не має будь-яких суттєвих ділових, родинних або інших зв’язків з Товариством, членами Правління Товариства або Ревізійної комісії Товариства.
Не може вважатись незалежним член Наглядової ради, який є у даний час чи був протягом останнього року Генеральним директором чи членом Правління Товариства, посадовою особою органів управління дочірніх підприємств Товариства.
4.6. Члени Наглядової ради Товариства не можуть бути одночасно членами Наглядової ради більше ніж у трьох господарських товариствах.
4.7. У разі, якщо в процесі роботи Наглядової ради кількість її членів стає меншою ніж 4 (чотири), Товариство протягом 3 (трьох) місяців скликає позачергові Загальні збори з метою обрання нового складу Наглядової ради.
5. СТРОК ПОВНОВАЖЕНЬ НАГЛЯДОВОЇ РАДИ
5.1. Наглядова рада обирається строком на 2 (два) роки.
5.2. У разі, якщо після закінчення строку, на який обрана Наглядова рада, Загальними зборами з будь-яких причин не прийнято рішення про обрання або переобрання Наглядової ради, повноваження членів Наглядової ради продовжуються до дати прийняття Загальними зборами рішення про обрання або переобрання Наглядової ради.
5.3. Одна й та сама особа може переобиратися членом Наглядової ради необмежену кількість разів.
5.4. Після обрання з членами Наглядової ради укладається цивільно-правовий договір, у якому передбачаються права, обов’язки, відповідальність сторін, умови та порядок оплати праці, підстави дострокового припинення та наслідки розірвання договору тощо. Умови договору з членами Наглядової ради затверджуються Загальними зборами Товариства.
Від імені Товариства цивільно-правовий договір з членами Наглядової ради укладає особа, уповноважена на те Загальними зборами, протягом 30 робочих днів з дати їх обрання на умовах, визначених Загальними зборами акціонерів Товариства.
5.5. Загальні збори Товариства можуть прийняти рішення про дострокове припинення повноважень членів Наглядової ради та одночасне обрання нових членів. Рішення Загальних зборів про дострокове припинення повноважень може прийматися тільки стосовно всіх членів Наглядової ради.
5.6. Без рішення Загальних зборів повноваження члена Наглядової ради з одночасним припиненням договору припиняються:
1) за його бажанням за умови письмового повідомлення про це Правління та Наглядової ради Товариства за два тижні;
2) в разі неможливості виконання обов’язків члена Наглядової ради за станом здоров’я;
3) в разі набрання законної сили вироком чи рішенням суду, яким його засуджено до покарання, що виключає можливість виконання обов’язків члена Наглядової ради;
4) в разі смерті, визнання його недієздатним, обмежено дієздатним, безвісно відсутнім, померлим;
5) в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.
5.7. У випадках, передбачених пп. 5 п. 5.6 цього Положення, Член Наглядової ради зобов’язаний протягом 15 днів у письмовій формі повідомити Правляння та Наглядову раду про настання цих обставин.
6. ОБРАННЯ ЧЛЕНІВ НАГЛЯДОВОЇ РАДИ
6.1. Члени Наглядової ради обираються Загальними зборами акціонерів, з числа фізичних осіб, які мають повну дієздатність.
6.2. Право висувати кандидатів для обрання до складу Наглядової ради мають акціонери Товариства.
Акціонер має право висувати власну кандидатуру.
6.3. Кількість кандидатів, запропонованих одним акціонером, не може перевищувати кількісний склад Наглядової ради.
6.4. Пропозиція акціонера про висування кандидатів для обрання до складу Наглядової ради подається безпосередньо до Товариства або надсилається листом на адресу Товариства не пізніше як за 20 днів до дати проведення Загальних зборів.
6.5. Пропозиція акціонера повинна містити:
1) прізвище, ім’я та по батькові (найменування) акціонера, що її вносить;
2) відомості про кількість, тип та категорію акцій, які належать акціонеру, який вносить пропозицію;
3) назву Товариства, до якого висувається кандидат;
4) прізвище, ім’я, по батькові та дату народження кандидата;
5) зазначення кількості акцій Товариства, що належать кандидату;
6) інформацію про освіту (назву навчального закладу, дату закінчення, здобуту спеціальність);
7) місце роботи та посади, які займав кандидат протягом останніх трьох років;
відповідність кандидата вимогам, які передбачені пп. 4.2, 4.3, 4.4, 4.6, цього Положення;
9) наявність чи відсутність заборони суду займатися певними видами діяльності;
10) наявність непогашеної судимості за крадіжки, хабарництво та інші корисливі злочини;
11) згоду кандидата на обрання до Наглядової ради Товариства.
Наявність (відсутність) фактів, зазначених у пропозиції акціонера, повинна бути у письмовій формі підтверджена особою, кандидатура якої висувається.
Пропозиція повинна бути підписана кожним акціонером (його представником), що її вносить, з зазначенням кількості акцій, яку має кожен акціонер. У разі підписання пропозиції представником акціонера до пропозиції додається довіреність (копія довіреності, засвідчена у встановленому порядку), що містить відомості, передбачені чинним законодавством.
6.7. Рішення про включення або відмову щодо включення кандидата до списку кандидатур для голосування по виборах до складу Наглядової ради Товариства приймається Наглядовою радою Товариства протягом 5 днів після закінчення строку подання пропозицій акціонерів, який передбачений п. 6.4. цього Положення. Рішення про відмову щодо включення кандидата до списку кандидатур для голосування по виборах до складу Наглядової ради Товариства може бути прийняте тільки у разі:
- недотримання акціонерами строку, встановленого частиною п. 6.4. цього Положення;
- неподання даних, передбачених п.6.5. цього Положення;
- якщо особа, яка висувається для обрання до складу Наглядової ради, не відповідає вимогам, встановленим пп. 4.2, 4.3, 4.4, 4.6 цього Положення;
- якщо акціонери на дату внесення пропозиції не володіють у сукупності більш як 5 відсотками голосів.
6.8. Правлія не пізніше як за 15 днів до проведення Загальних зборів повинна направити рекомендованим листом або вручити за власним підписом Генерального директора Товариства кожному кандидату, включеному до списку кандидатур для голосування на виборах до складу Наглядової ради Товариства, повідомлення, яке має містити інформацію про:
- найменування Товариства, до якого висувається особа;
- осіб, що внесли пропозицію про висунення його кандидатури і якою кількістю голосів володіють акціонери, які висунули його кандидатуру.
Кандидат, якого висунули для обрання до складу Наглядової ради Товариства, має право у будь-який час зняти свою кандидатуру, письмово повідомивши про це Товариство.
6.9. Обрання членів Наглядової ради здійснюється шляхом кумулятивного голосування. При кумулятивному голосуванні загальна кількість голосів акціонера помножується на кількість членів Наглядової ради Товариства, що обираються, і акціонер має право віддати всі підраховані таким чином голоси за одного кандидата або розподілити їх між кількома кандидатами.
Голосування здійснюється з використанням бюлетенів для голосування. Обраними членами Наглядової ради вважаються перші 7 (сім) осіб, які набрали найбільшу кількість голосів.
6.10. Повноваження члена Наглядової ради дійсні з моменту його затвердження рішенням Загальних зборів Товариства.
7. РОБОЧІ ОРГАНИ НАГЛЯДОВОЇ РАДИ
7.1. Робочими органами Наглядової ради є:
- Голова Наглядової ради;
- Заступник Голови Наглядової ради;
- Секретар Наглядової ради.
7.2. Голова Наглядової ради:
1) організує роботу Наглядової ради та здійснює контроль за реалізацією плану роботи, затвердженого Наглядовою радою;
2) скликає засідання Наглядової ради та головує на них, затверджує порядок денний засідань, організовує ведення протоколів засідань Наглядової ради;
3) готує доповідь та звітує перед Загальними зборами акціонерів про діяльність Наглядової ради, загальний стан Товариства та вжиті нею заходи, спрямовані на досягнення мети Товариства;
4) підтримує постійні контакти із іншими органами та посадовими особами Товариства;
5) протягом 5 днів з дати обрання Генерального директора Товариства укладає від імені Товариства трудовий договір з Генеральним директором.
7.3. Заступник Голови Наглядової Ради надає допомогу Голові, а під час його відсутності – виконує функції Голови Наглядової Ради.
7.4. Секретар Наглядової ради:
1) за дорученням Голови Наглядової ради повідомляє всіх Членів Наглядової ради про проведення чергових та позачергових засідань Наглядової ради;
2) забезпечує Голову та Членів Наглядової ради необхідною інформацією та документацією;
3) здійснює облік кореспонденції, яка адресована Наглядовій раді, та організовує підготовку відповідних відповідей;
4) оформляє документи, видані Наглядовою радою та Головою Наглядової ради та забезпечує їх надання членам Наглядової ради та іншим посадовим особам органів управління Товариства;
5) веде протоколи засідань Наглядової ради;
6) інформує всіх членів Наглядової ради про рішення, прийняті Наглядовою радою шляхом заочного голосування.
7.5. Голова, Заступник Голови Наглядової ради, Секретар Наглядової ради обираються на першому засіданні Наглядової ради з числа її членів на термін повноважень Наглядової ради.
Особа вважається обраною Головою, Заступником Голови Наглядової ради, Секретарем Наглядової ради, якщо за неї проголосувала більшість присутніх на засіданні членів Наглядової ради. Особа, кандидатура якої поставлена на голосування, не бере участі у голосуванні з даного питання.
Голова, Секретар Наглядової ради протягом строку дії повноважень Наглядової ради можуть бути переобрані за рішенням Наглядової ради. Особа, яка переобирається, не бере участі у голосуванні.
7.6. За рішенням Наглядової ради Товариства функції Секретаря Наглядової ради може виконувати призначена Наглядовою радою на постійно діючий підставі особа, яка не є Членом Наглядової ради, про що в Товаристві видається наказ. В такому разі, крім загального порядку підготовки та підпису протоколів, витягів з протоколів засідань Наглядової ради тощо, документи, що названі у цьому пункті можуть бути підписані або засвідчені призначеним Секретарем разом з Генеральним директором Товариства.
8. ЗАСІДАННЯ НАГЛЯДОВОЇ РАДИ
8.1. Організаційною формою роботи Наглядової ради є чергові та позачергові засідання.
8.2. Засідання Наглядової ради може проводитися у формі:
- спільної присутності членів Наглядової ради у визначеному місці для обговорення питань порядку денного та голосування (далі — у формі спільної присутності);
- заочного голосування без проведення засідання або з проведенням засідання за допомогою телеконференції.
8.3. Рішення про проведення засідання Наглядової ради у формі заочного голосування приймається Головою Наглядової ради Товариства.
Засідання Наглядової ради у формі заочного голосування не може проводитися при вирішенні таких питань:
1) затвердження річного бюджету, бізнес-планів Товариства;
2) визначення переліку відомостей, що є конфіденційними, а також встановлення порядку доступу до конфіденційної інформації;
3) проведення перевірки достовірності річної та квартальної фінансової звітності до її оприлюднення та (або) подання на розгляд загальних зборів акціонерів;
4) прийняття рішення про притягнення до майнової відповідальності Генерального директора та інших членів Правління;
5) прийняття рішень про вчинення значного правочину, якщо ринкова вартість майна або послуг, що є його предметом, становить від 10 до 25 відсотків вартості активів за даними останньої річної фінансової звітності Товариства,
8.4. Чергові засідання Наглядової ради проводяться за необхідністю, але не менше одного разу на три місяці.
8.5. Позачергові засідання Наглядової ради скликаються Головою Наглядової ради у разі необхідності за власною ініціативою або на вимогу:
- члена Наглядової ради Товариства;
- Ревізійної комісії Товариства;
- Генерального директора Товариства;
- члена Правління Товариства;
- зовнішнього аудитора Товариства.
8.6. Вимога про скликання позачергового засідання Наглядової ради складається у письмовій формі і подається безпосередньо до Товариства або відсилається рекомендованим листом на адресу Товариства на ім’я Голови Наглядової ради.
Датою надання вимоги вважається дата:
- вручення повідомлення під розписку;
- зазначена на відбитку календарного штемпеля поштової організації, що прийняла повідомлення від відправника.
Вимога про скликання позачергового засідання Наглядової ради повинна містити:
1) прізвище, ім’я та по батькові, посаду особи, що її вносить;
2) підстави для скликання позачергового засідання Наглядової ради;
3) формулювання питання, яке пропонується внести до порядку денного.
Вимога повинна бути підписана особою, що її подає.
8.7. Позачергове засідання Наглядової ради повинно бути скликано Головою Наглядової ради не пізніше як через 30 днів після надання відповідної вимоги.
8.8. Порядок денний засідання Наглядової ради затверджується Головою Наглядової ради.
8.9. Про скликання чергових або позачергових засідань Наглядової ради кожний член Наглядової ради повідомляється рекомендованим листом або шляхом врученням повідомлення особисто під розпис не пізніше як за 7 днів до дати проведення засідання.
Повідомлення має містити інформацію про дату, час, місце, форму проведення засідання та його порядок денний. До повідомлення додаються:
- матеріали, які необхідні членам Наглядової ради для підготовки до засідання;
- бюлетені для голосування, у разі прийняття рішення щодо проведення таємного голосування.
Бюлетені для голосування мають містити:
1) повне найменування та місцезнаходження Товариства;
2) дату закінчення прийому заповнених бюлетенів;
3) формулювання рішень з кожного питання порядку денного засідання;
4) варіанти голосування з кожного питання порядку денного: “за”, “проти”, “утримався”.
5) місце для письмового викладу власної позиції з кожного питання порядку денного;
6) місце для підпису члена Наглядової ради та застереження про обов’язковість підпису бюлетеню.
8.10. Ініціатори скликання позачергового засідання Наглядової ради повідомляються про його проведення у порядку, передбаченому п. 8.9 цього Положення.
8.11. Засідання Наглядової ради у формі спільної присутності вважається правомочним, якщо в ньому беруть участь не менше 4-х членів Наглядової ради.
8.12. Рішення Наглядової ради приймаються простою більшістю голосів членів Наглядової ради (більше 50 відсотків голосів), які беруть участь у її засіданні у формі спільної присутності.
8.13. Під час голосування (незалежно від форми проведення засідання) Голова та кожен із членів Наглядової ради мають один голос. У разі, якщо голоси розділилися порівну, голос Голови Наглядової ради є вирішальним.
8.14. Рішення Наглядової ради на засіданні у формі спільної присутності приймається, як правило, способом відкритого голосування. На вимогу будь-кого з членів Наглядової ради може бути проведене таємне голосування з використанням бюлетенів для голосування (з урахуванням вимог третього абзацу п.8.9. Положення) .
8.15. Під час засідання Наглядової ради у формі спільної присутності Секретар Наглядової ради веде протокол.
Протокол засідання Наглядової ради має бути остаточно оформлений у строк не більше п’яти днів з дати проведення засідання.
У протоколі засідання Наглядової ради зазначаються:
1) повне найменування Товариства;
2) дата, час та місце проведення засідання Наглядової ради;
3) особи, які брали участь у засіданні;
4) Головуючий та Секретар засідання;
5) наявність кворуму;
6) порядок денний засідання;
7) основні положення виступів;
питання, винесені на голосування, та підсумки голосування із зазначенням прізвищ членів Наглядової ради, які голосували “за”, “проти” (або утрималися від голосування) з кожного питання;
9) зміст прийнятих рішень.
Протоколи засідань Наглядової ради складаються у письмовій формі українською, а також російською, англійською або французькою мовами та підписуються головуючим на засіданні.
Голова та Секретар засідання несуть персональну відповідальність за достовірність відомостей, внесених до протоколу.
Член Наглядової ради, який незгоден із рішеннями, що прийняті на засіданні, може протягом 3-х днів з дати проведення засідання викласти у письмовій формі і надати свої зауваження Голові або Секретарю Наглядової ради Товариства. Зауваження членів Наглядової ради додаються до протоколу і стають його невід’ємною частиною.
8.16. У разі проведення засідання Наглядової ради у формі заочного голосування проект рішення або питань для голосування надсилається членам Наглядової ради безпосередньо або рекомендованим листом, електронним чи факсимільним зв’язком.
Члени Наглядової ради зобов’язані протягом двох днів з дати одержання проекту рішення надати Голові Наглядової ради відповіді на зазначені в проекті питання рекомендованим листом, електронним чи факсимільним зв’язком або в режимі телеконференції.
Рішення вступає в силу у дату, що вказана у самому рішенні.
За підсумками заочного голосування Голова або Секретар Наглядової ради оформляє відповідний протокол у строк не більше п’яти днів з дати отримання відповіді від останнього з членів Наглядової ради.
У протоколі зазначаються:
1) повне найменування Товариства;
2) дата та місце підбиття підсумків заочного голосування;
3) питання, винесені на заочне голосування;
4) строк приймання відповідей від членів Наглядової ради за проектом рішення;
5) кількість отриманих відповідей;
6) підсумки голосування та прийняті рішення.
Протокол заочного голосування складається у письмовій формі українською, а також у разі необхідності російською, англійською або французькою мовами та підписується Головою Наглядової ради.
8.17. Рішення, прийняті Наглядовою радою, є обов’язковими для виконання членами Наглядової ради, Генеральним директором, іншими членами Правління, структурними підрозділами та працівниками Товариства.
Рішення Наглядової ради доводяться до їх виконавців у вигляді виписок із протоколу окремо із кожного питання. Виписки із протоколу засідання Наглядової ради оформляються Секретарем Наглядової ради або в порядку, що встановлений в пункті 7.10 Положення, і надаються особисто під розпис кожному виконавцю протягом 5 днів з дати складання протоколу засідання Наглядової ради.
8.18. Контроль за виконанням рішень, прийнятих Наглядовою радою, здійснює Голова Наглядової ради і, за його дорученням, Секретар Наглядової ради.
8.19. Протоколи засідань Наглядової ради ведуться в окремих справах протоколів та передаються Секретарем Наглядової ради до архіву Товариства. Протоколи засідань Наглядової ради зберігаються протягом всього строку діяльності Товариства.
8.20. Працівники Товариства, які мають доступ до протоколів та документів Наглядової ради, несуть відповідальність за розголошення конфіденційної інформації. Подібна конфіденційна інформація може визначатись Наглядовою радою і фіксуватись у протоколах засідання Наглядової ради.
8.21. Справи з протоколами або засвідчені витяги з них повинні надаватися для ознайомлення акціонерам та посадовим особам органів управління Товариства у порядку визначеному чинним законодавством України, з урахуванням вимог, що передбачені у Товаристві.
8.22. Наглядова рада має право використовувати для цілей вивчення та аналізу певних аспектів діяльності Товариства послуги фахівців Товариства (юристів, фінансистів тощо). Крім того, Наглядова рада, в межах затвердженого Загальними зборами кошторису, може у разі необхідності приймати рішення про укладання угод стосовно отримання послуг від зовнішніх аудиторів, консультантів та експертів.
8.23. Засідання Наглядової ради Товариства проводяться українською, а також, за потреби, російською, англійською або французькою мовами, окрім цього Наглядова рада може вживати заходів для залучення перекладачів за рахунок Товариства.
9. ВИНАГОРОДА ТА КОМПЕНСАЦІЙНІ ВИПЛАТИ
9.1. Членам Наглядової ради у період виконання ними своїх обов’язків компенсуються витрати (транспортні, готельні та інші відповідні), пов’язані із виконанням функцій члена Наглядової ради та виплачується винагорода.
9.2. Інформація про індивідуальний або сукупний розмір та форму винагороди членів Наглядової ради оприлюднюється у річному звіті Товариства.
9.3. Винагорода членам Наглядової ради складається з двох частин:
- фіксованої винагороди, розмір якої може вказуватись в відповідних договорах (контрактах);
- додаткової винагороди, яка може виплачуватися залежно від результатів роботи Товариства та оцінки вкладу кожного члена Наглядової ради у їх досягнення, а також за участь у роботі комітетів Наглядової ради та за виконання обов’язків Голови та Секретаря Наглядової ради.
9.4. Робота Наглядової ради та кожного її члена може оцінюватись відповідно до критеріїв, розроблених відповідним комітетом Наглядової ради з питань призначень та винагород.
9.5. Фіксована винагорода може виплачуватись один раз у квартал за умови, що член Наглядової ради був присутнім не менше як на 75 відсотках засідань Наглядової ради, а додаткова — після закінчення фінансового року про розподіл прибутку Товариства та згідно із оцінкою вкладу кожного члена Наглядової ради, яка підготовлена комітетом Наглядової ради з питань призначень та винагород.
9.6. Членам Наглядової ради компенсуються виплати у зв’язку з службовими відрядженнями, які включають добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, установлених чинним законодавством України.
Голова Загальних зборів акціонерів
ВАТ „Фірма «Хмельницькбуд” _______________ ______________
Секретар Загальних зборів акціонерів
ВАТ „Фірма «Хмельницькбуд” _______________ ______________